Vragen

Onze veelgestelde vragen (FAQ):

Zijn er vragen die ontbreken? Laat het ons weten en stuur een e-mail.

Kan ik meerdere toestellen gebruiken om facturen aan te maken?
Ja, met één abonnement of registratie kunt u werken vanaf verschillende toestellen. De factuuradministratie wordt echter niet met elkaar gedeeld. Het advies is wel uw factuurnummers verschillend samen te stellen of verschillende nummering te gebruiken.

Kan ik met een eigen sjabloon werken?
Ja, door een e-mail verzoek naar PayZo te sturen (met als bijlage een PDF-versie van uw briefpapier) kunnen wij een eigen sjabloon voor u maken. Hiervoor vragen wij wel een geringe vergoeding.  Uw sjabloon stellen wij ook via de app beschikbaar. U kunt daarbij kiezen uit een van de beschikbare lettertypen van de PayZo-app.

Bij een eigen ontwikkeling van een sjabloon is het handig om de instelling ‘Ontwikkelmode’ te activeren. De factuurgegevens worden dan in kleur ingevuld in de factuur. De kleur blauw bij het maken van de sjabloon en rood bij het maken van de factuur.  Facturen gemaakt in deze ontwikkelmode kunnen echter niet worden verzonden door de PayZo-app.

Wat is de ideale volgorde van de verschillende schermen?
De app start direct met het Factuur-scherm om uw factuur gegevens in te vullen (bestaande uit uw klant en product gegevens). De overige functies worden minder vaak gebruikt en kiest u vanuit het Factuur-scherm door het logo aan te tikken. Dit zijn de drie ondersteunende menus: het Facturen-menu t.b.v. (her)zenden van facturen, het Overzicht-menu t.b.v. het opvragen van een administratief overzicht (per maand) en het Sjabloon-menu t.b.v. het maken van de sjabloon. Volg ook de aangegeven stappen in onderstaande “storyboard”. Bekijk voor een impressie van de basiswerking deze instructie-video.

PayZo storyboard

Hoeveel eigen klanten en producten kan ik bewaren?
Met de app kunt u max. 100 klanten en 30 producten bewaren en hergebruiken. Deze gegevens worden niet gedeeld met andere toestel door u in gebruik. De klantgegevens en productgegevens  worden automatisch toegevoegd op basis van hun unieke klantnaam en productnaam. Als het maximum bereikt wordt, worden automatisch ook de oudste verzamelde klanten en/of producten uit uw bestand verwijderd bij het verlaten van de app.

Kan ik een factuur ook afdrukken i.p.v. e-mailen?
De PayZo-app biedt ook de mogelijkheid om de factuur met uw toestel af te drukken in plaats van te e-mailen. Op deze manier kunt u uw klanten die niet over een e-mail adres beschikken (of deze toch liever op papier krijgen!) ook met PayZo factureren. Voor de administratie van uw facturen door PayZo maakt het geen verschil of u deze e-mailt of afdrukt.

Deze print mogelijkheid is beschikbaar voor Android-toestellen vanaf Kitkat, en is dus ook beschikbaar voor Lollipop, Marshmallow en Nougat toestellen. Om gebruik te maken van uw eigen printer, dient u zelf uw toestel hierop voor te bereiden. Raadpleeg daarvoor de documentatie van uw printer-leverancier. Naast uw eigen printer kunt u ook standaard gebruik maken van de cloudprinter van Google. Hiermee slaat u de factuur op in uw Google Drive omgeving.

Let op: U kunt met behulp van uw PDF-viewer meestal ook uw factuur afdrukken. Hiermee verzendt u – vanuit PayZo gezien – echter niet de factuur.

Waarom heeft de app schrijf rechten op mijn toestel nodig?
De app heeft naast toestemming voor een internet verbinding (t.w. volledige netwerktoegang voor het downloaden sjabloon) ook toestemming nodig om haar gegevens te kunnen bewaren op uw toestel. Vanaf Android Marshmallow (6.0) dient u deze machtiging zelf na de installatie in te stellen (binnen de app).

Door de PayZo-app worden diverse bestanden gebruikt en als ‘external storage’ bewaard op uw toestel. Dat betekent dat deze bestanden toegankelijk zijn voor u. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen bestanden die de app laten werken (klant-, product- en factuurgegevens) en bestanden die de app produceert (sjabloon, facturen en rapporten).

De 1e categorie bestanden worden bewaard in de private data map van uw app (/Android/data/com.phdsoftware.payzo/files). De 2e categorie bestanden worden bewaard in de public data map op uw toestel (/Payzo), meestal bevindt deze map zich op uw SD-card. Bij het verwijderen van de PayZo-app op uw toestel worden alleen bestanden binnen de 1e categorie verwijderd, met andere woorden uw sjabloon-, factuur- en rapport- bestanden blijven bewaard (en kunt u blijven voldoen aan uw fiscale bewaarplicht).

Welke Android-versies ondersteunt de app?
De PayZo-app is op dit moment bruikbaar vanaf Android Honeycomb (3.0/3.2) mits aan de voorwaarde voldaan wordt dat het toestel beschikt over een SD-kaart, fysiek of geëmulueerd. Dit geldt ook voor de Ice Cream Sandwich (4.0) en Jelly Bean (4.1/4.3)  Android toestellen. Vanaf Android KitKat (4.0) geldt deze beperking niet meer, omdat vanaf deze versie standaard een geëmuleerde opslagruimte beschikbaar is. Een overzicht:

– Honeycomb* (3.0 – 3.2.6, API 11 – 13)
– Ice Cream Sandwich* (4.0 – 4.0.4, API 14 – 15)
– Jelly Bean* (4.1 – 4.3.1, API 16 – 18)
– KitKat (4.4 – 4.4.4, API 19)
– Lollipop (5.0 – 5.1.1, API 21 – 22)
– Marshmallow (6.0 – 6.0.1, API 23)
– Nougat (7.0 – 7.1.2, API 24 – 25)
– Oreo (8.0 – 8.1, API 26 – 27)
*indien een (geëmuleerde) SD-kaart aanwezig

Worden mijn gegevens door de app veilig gesteld (backup)?
De bestanden met app-gegevens worden veilig gesteld met de standaard backup van Google. Uw app-gegevens worden automatisch gekopieerd naar Google Drive zonder opslagkosten. Uw klant-, product- en factuur-gegevens worden zo hersteld als u een nieuwe smartphone gaat gebruiken.

De sjabloon, factuur- en rapport-bestanden op uw toestel worden niet veilig gesteld. U kunt echter wel uw verzonden facturen ‘backuppen’ door standaard een bcc-kopie naar uw eigen mailbox in te stellen.

Wat is het maximale aantal facturen dat ik kan bewaren?
Het aantal facturen bedraagt max. 400. Dit aantal wordt gecontroleerd bij het starten van de app, naast ook de (instelbare) maximale schijfruimte van 100 MB voor alle factuur-bestanden. Verwijder bij overschrijding een of meerdere factuur-bestanden met de Verwijder-functie in het Facturen-menu. Dit gebeurt niet automatisch.

Hoe controleert de app het ingevulde KvK-nummer?
De app maakt daarbij gebruik van de informatie van het OpenKvk systeem, een particulier systeem, waarbij geen 100% actualiteit kan worden gegarandeerd. In de dagelijkse praktijk is dit echter prima bruikbaar. Een KvK-nummer is altijd 8 cijfers lang. Als het nummer geldig is (en de adresgegevens verschillen met de reeds ingevulde gegevens), kunt u deze gegevens direct overnemen.

Als de gegevens overeenkomen met de gegevens in het scherm, wordt alleen een melding getoond. Als het een geldig nummer betreft, wordt deze in het groen getoond, anders in het rood (zie deze instructie-video). U dient altijd zelf te verifiëren of de getoonde gegevens in de melding van toepassing zijn voor uw klant. Let op, uw aantal opvragingen per maand is beperkt!

Hoe controleert de app het ingevulde BTW-nummer?
De app maakt daarbij gebruik van de informatie van het VAT Information Exchange System (VIES) van de Europese Unie. Klik hier voor meer informatie. In dit systeem worden voor alle EU-lidstaten de BTW-nummers geadministeerd.

Let u daarbij op de regels van het betreffende land, voor Nederlandse BTW-nummers geldt dat deze bestaan uit de landcode ‘NL’ + 9 cijferige nummer (met eventuele voorloopnullen) + achtervoegsel ‘B01’ t/m ‘B99’. U kunt in de app ook alleen het nummer invullen, dan voegt de app automatisch NL en B01 toe. Als het nummer geldig is, wordt deze in het groen getoond, anders in het rood (zie deze instructie-video). U dient altijd zelf te verifiëren of de getoonde gegevens in de melding van toepassing zijn voor uw klant.

Is het gebruik van de app wel veilig?
De app levert natuurlijk het risico dat anderen uit uw naam facturen kunnen verzenden. Deze zgn. spookfacturen bestaan ook in de fysieke wereld, maar kunnen dus helaas ook bestaan in de digitale wereld. Het controleren van de factuur door de ontvanger blijft daarom ook belangrijk bij digitale facturen. Het gebruik van een eigen sjabloon is daarom wel aan te bevelen (vergelijkbaar met eigen briefpapier).

Als u gebruik maakt van de betaalmogelijkheid (via Mollie) kan de ontvanger altijd online controleren dat de betaling plaats zal vinden aan uw bedrijf (via deze zoekfunctie van Mollie). In geval van een e-factuur  kunt u optioneel deze van een digitale handtekening voorzien (raadpleeg verder onze handleiding). Daarmee kan de ontvanger in ieder geval controleren dat de factuurinhoud niet gewijzigd is tijdens de verzending.

Het spreekt vanzelf dat u uw toestel goed dient te beveiligen tegen ongewenst gebruik. Als u de toegang tot de app extra wilt beveiligen, kunt u het best gebruik maken een van vele beschikbare applock-apps.

Wat voor betalingsmogelijkheden voor een abonnement heb ik?
Het betalen van abonnement wordt volledig verzorgd door Google Play. Raadpleeg daarvoor deze link. Als alternatief bestaat sinds kort de mogelijkheid om een eenmalige registratie van uw versie aan te vragen bij PayZo (tegen betaling).

Wat voor support kan ik van PayZo krijgen?
Bij vragen en problemen kunt u altijd het contact formulier met uw vraag of probleem invullen. Beschrijft u uw vraag daarbij zo duidelijk mogelijk (geef daarbij ook aan of u gebruik maakt van de abonnementsversie of uw app geregistreerd heeft). Als u een eigen sjabloon en configuratie bestand gebruikt, e-mail dan de vraag met deze bestanden als bijlagen. Wij streven er naar binnen 2 dagen u per e-mail van een duidelijk antwoord te voorzien.

Waarom is er een instelling ‘Gebruik euro tekens’?
Het euro symbool is soms niet aanwezig in een lettertype-set. Daarom worden standaard de totaalbedragen op de factuur vooraf gegaan door de tekst ‘Euro’.  Met de instelling ‘Gebruik euro tekens’ worden alle bedragen in de factuur voorafgegaan door het euro symbool. Het euro symbool is inmiddels in de meeste door PayZo gebruikte lettertype-sets beschikbaar.

Hoe kan ik snel zien welke instellingen de app gebruik?
Rechtsboven in elk scherm staat achter de versiecode van de app een aantal tekens die een aantal belangrijke instellingen aangeven:
F of L: geeft aan dat gratis of resp. betaalde versie wordt gebruikt
N: geeft aan of een BTW-berekening wordt toegepast
M: geeft aan of de betaalfunctie (via Mollie) is ingesteld
B: geeft aan of het verzenden van datafacturen is ingesteld
S: geeft aan of het specimen-watermerk wordt toegevoegd
O: geeft aan of de ontwikkelmode van toepassing is
1, 2, 3 of 4: geeft aan welk standaard sjabloon is ingesteld
D: geeft aan dat ‘Sjabloonnaam’ is gewijzigd maar nog niet gedownload
d: geeft aan dat sjabloon is gedownload, maar nog niet aangemaakt

Hoe pas ik een eigen logo toe in mijn sjabloon?
U kunt ook een eigen logo in uw sjabloon door de app laten invullen. U dient daarvoor uw logo als png-bestand (te hernoemen als ‘logo.png’) in de map van uw toestel te plaatsen waar PayZo ook het gedownloade sjabloon-bestand bewaard (de map ‘template’ binnen de PayZo-map in public data map). Het grafische bestand wordt door de app zodanig in afmetingen geschaald dat deze in de beschikbare hoogte voor het logo van de standaard sjabloon-modellen past (model 1 t/m 4). Uw logo wordt geplaatst op de plaats van het standaard logo van PayZo. Verder dient u de instelling “Gebruik eigen logo” natuurlijk te activeren.

Wat is een selfbilling-factuur of “PayZo-tje”?
Met een selfbilling factuur of “PayZo-tje” stelt u uw eigen particuliere leveranciers eenvoudig in staat aan u te factureren. U betaalt deze factuur als afnemer dan zelf voor een geleverde dienst door bijv. een familielid, relatie, collega die zelf deze mogelijkheid niet heeft (en ook niet BTW-plichtig is).

Hierdoor kunnen uw particuliere leveranciers een gemakkelijke en snelle betaling (‘pay’) van u als zelfstandige ondernemer (‘zo’) verwachten, vandaar dat wij onze selfbilling-factuur graag een “PayZo-tje” noemen!

Wat voor factuurnummerschema kan ik toepassen?
Een factuurnummer bestaat uit een voorvoegsel, gevolgd door een tussenvoegsel en vervolgens een oplopend factuurnummer. Een voorvoegsel en tussenvoegsel zijn optioneel, deze kunt u dus leeg laten in uw Factuurnr-instellingen.

Als voorvoegsel kunt u een willekeurige combinatie van max. 5 tekens en cijfers invoeren. Als tussenvoegsel kunt u een willekeurige combinatie van de codes y, m, d, w en h gebruiken (max. 3) om een variabel nummer afhankelijk van de datum in uw factuurnummer op te nemen. U kunt als tussenvoegsel elke combinatie van jaarnummer (y), maandnummer (m), dagnummer (d), weeknummer (w) en uurnummer (h) gebruiken.

Een voorbeeld, als voorvoegsel heeft u ‘FNR’ ingevuld, als tussenvoegsel ‘ymd’ en het volgende factuurnummer wordt 1065. Dan wordt uw nieuwe factuurnummer ‘FNR-1712071065’ als u de factuur aanmaakt op 12 december 2017.

N.B. U kunt het standaard nummerschema aanpassen aan uw eigen voorkeur (door de “Eigen factuurnr”-instelling te activeren). Dit wordt echter niet aanbevolen, u dient zich altijd te verzekeren dat het nummer uniek is, en niet eerder gebruikt is (dit is een verplichting, die de belastingdienst u stelt).

Waarvoor is PayZieZo-app bedoeld?
Met de gratis PayZieZo-app (via www.payzo.nl) kunt u uw klanten uw PayZo-facturen laten controleren en betalen. De PayZieZo-app biedt ook niet-zakelijke ontvangers de mogelijkheid e-facturen met een digitale handtekening te laten controleren voor een veilige verzending.