E-mail gebruikstip!

Als u facturen met uw Gmail-app verzendt, wordt standaard uw Gmail-adres als afzender gebruikt. Door een tweede account toe te voegen in uw Gmail-app kunt u ook vanuit dit e-mail adres uw PayZo-facturen verzenden.

Zoek daarvoor het adres van de e-mail server van uw provider op. Verder dient uw e-mail-adres met wachtwoord ook vast te leggen in uw Gmail-app.

Hieronder een aantal nuttige links:

Met PayZo veilig en simpel e-factureren

E-mail is inmiddels een algemeen aanvaard digitaal communicatiekanaal, zowel zakelijk als privé. Echter het veilig verzenden via de e-mail is niet zonder risico. Daarom wordt voor het verzenden van financiële informatie liever gebruik gemaakt van digitale alternatieven. Voor het verzenden van facturen wordt bijvoorbeeld in Europa gebruik gemaakt van het PEPPOL-netwerk. Door hiervan gebruik te maken is manipulatie van de factuurinhoud onmogelijk en bestaat over de identiteit van de verzender geen twijfel. Verzenders dienen zich echter te registreren bij een provider voor gebruik van dit netwerk.

Voor verzenders die relatief weinig facturen verzenden maken de gevraagde kosten en de moeite het gebruik van dit netwerk onaantrekkelijk. Een aansluiting vraagt ook een aanpassing aan uw eigen IT-systeem. Een verzending via de e-mail heeft in dit geval duidelijk voordelen. PayZo kan voor deze groep van ondernemers een passende en veilige e-factureringsoplossing bieden.

Het gegeven dat een datafactuur eenvoudig kan worden beveiligd en dat e-mail voor iedereen beschikbaar is, combineert PayZo in haar oplossing: veilig én simpel! Met de PayZo-app maakt u naast de PDF-factuur ook een datafactuur, waaraan automatisch een digitale handtekening kan worden toegevoegd. Dit regelt u met slechts twee vinkjes in de Instellingen van de PayZo-app. Als formaat kunt u bovendien kiezen uit de Nederlandse SI-UBL of de Europese EN-16931 standaard.

De digitale handtekening volgt de laatste standaard op het gebied van het gebruikte dataformaat (UBL). De beveiliging bestaat uit het versleutelen van de zgn. hash van de inhoud van het document en deze bij ontvangst te vergelijken met de opnieuw berekende hash. Voor het versleutelen wordt gebruik gemaakt van asymmetrische encryptie-sleutels, waarbij de zgn. private key van de verzender geheim blijft en de zgn. public key wordt mee verzonden om de ontvangen versleutelde hash  te ontsleutelen.

PayZo biedt met haar PayZo-app al geruime tijd de mogelijkheid om naast de PDF-factuur ook een datafactuur (met digitale handtekening) mee te zenden. Met haar gratis PayZieZo-app kan elke ontvanger van PayZo-facturen nu ook eenvoudig verifiëren dat de datafactuur niet is gewijzigd tijdens de verzending (integriteit). Dit biedt tevens de zekerheid dat de factuur ook daadwerkelijk verzonden is door de verzender, zoals vermeld in de factuur (authenticiteit). De PayZieZo-app maakt gebruik van de standaard connectiemogelijkheden van e-mail servers (POP3 of IMAP). De app biedt verder de mogelijkheid (als de verzender online betalen faciliteert) de factuur direct te betalen.

Voor een impressie van de PayZieZo-app, zie onderstaande schermvoorbeelden:

Wijziging website

De website is sinds vandaag aangepast in een meer strakke vormgeving naar onze smaak. Wij hopen dat u als gebruiker dat ook zo ervaart.

Bovendien hebben wij alle berichten die te maken hebben met het beschikbaar komen van nieuwe versies van de PayZo-app getagd met “Release”, zodat u nu een goed overzicht kunt krijgen van de veranderingen van de opeenvolgende versies.

Europese standaard EN-16931

Sinds kort is er een nieuwe Europese factuurstandaard EN-16931. Deze versie is eveneens gebaseerd op de algemene UBL standaard voor facturen en wijkt daarom beperkt af van de Simplerinvoicing standaard (SI-UBL).

Voor de PayZo-app betekent dat er een nieuwe instelling nodig is om bij een bedrijfsfactuur te kiezen voor de huidige “SI-UBL” of  nieuwe “EN-16931” vorm van de data-bijlage. Deze wordt in de volgende versie 1.6c geïntroduceerd (verwacht voor 1 juli a.s.). In deze versie zal eveneens de mogelijkheid worden geboden de BIC-code van uw IBAN-rekeningnummer vast te leggen. Dit is noodzakelijk bij internationale betalingen op basis van uw data-factuur.

Voor meer informatie en achtergronden, zie deze informatie van het Platform E-Factureren.

De vraag welke standaard in de toekomst de voorkeur gaat krijgen is interessant, maar voor PayZo niet relevant: u kunt met de PayZo-app beide standaarden dus gebruiken.

Publicatie gids “Elektronisch Factureren 2017”

De vandaag gepubliceerde gids Elektronisch Factureren 2017 gaat uitgebreid in op alle mogelijkheden voor bedrijven om te factureren anno 2017. Ook de PayZo-app wordt hierin genoemd als voorbeeld van het online elektronisch factureren.

Als belangrijk aandachtspunt van deze categorie wordt in de gids de continuïteit genoemd, gelet op uw fiscale bewaarplicht: als de leverancier stopt met de oplossing, al dan niet vrijwillig, kan dan nog worden beschikt over de digitaal vastgelegde facturen?

Bij PayZo hoeft u zich hierover geen zorgen te maken, de gemaakte facturen worden eveneens online op uw toestel bewaard (en blijven toegankelijk, ook als de app wordt verwijderd!). Het advies is tevens een bcc-adres in te stellen (via de Instellingen), zodat de facturen ook naar uw eigen mailbox automatisch worden verzonden. U kunt dan altijd de facturen van uw toestel verwijderen, als u bijv. opslagruimte op uw toestel wilt besparen.