Wijziging website

De website is sinds vandaag aangepast in een meer strakke vormgeving naar onze smaak. Wij hopen dat u als gebruiker dat ook zo ervaart.

Bovendien hebben wij alle berichten die te maken hebben met het beschikbaar komen van nieuwe versies van de PayZo-app getagd met “Release”, zodat u nu een goed overzicht kunt krijgen van de veranderingen van de opeenvolgende versies.

BTW-aanpassing pas in 2019

In het 10 oktober 2017 gesloten regeerakkoord van Rutte III is bekend gemaakt dat het lage BTW-percentage (nu 6%) in 2019 verhoogd zal worden (naar 9%). Met andere woorden, aanpassingen van BTW-percentages zullen in de PayZo-app het komende jaar 2018 nog niet nodig zijn.


Het lage of gereduceerde BTW-percentage is van toepassing op het leveren van goederen (o.a. water, brood, boeken) en diensten (o.a. fietsen en schoenen repareren, kapper). Bekijk de informatie van de Belastingdienst voor het complete overzicht.

De verhoging levert veel discussie, en is natuurlijk nog allesbehalve zeker.

Desalniettemin vragen klanten van PayZo hoe zij straks een BTW-percentage kunnen veranderen. Dat is een goede vraag. De twee beschikbare BTW-percentages zijn opgenomen in de definitie van elk sjabloon van PayZo. Dat lijkt nu niet handig meer, omdat onze klanten waarschijnlijk niet op de ingangsdatum van een BTW-wijziging hun sjabloon zullen aanpassen!

Daarom zal in de volgende PayZo-versie (v1.8b) ook de mogelijkheid worden opgenomen BTW-percentages in de Instellingen te kunnen aanpassen. Dit levert bovendien de mogelijkheid met de PayZo-app binnen andere landen (met de voor dat land toepasselijke BTW-percentages) ook te kunnen factureren.

In de volgende versie zal tevens de mogelijkheid worden geboden de taalkeuze binnen de app in te stellen (dit zijn Nederlands, Engels en Duits). In de huidige versie volgt de app altijd de taalkeuze van uw systeem. Elke beschikbare taalkeuze heeft ook sjablonen in de betreffende taal beschikbaar. Voor de Engelse en Duitse taalkeuze is dat voorlopig nog een enkele versie (model1).

N.B. De taalkeuze zal dus geen invloed hebben op de gehanteerde BTW-percentages, die blijft voor alle (taal-)sjablonen ingesteld staan op resp. 6% en 21% (van toepassing voor u als ondernemer gevestigd in Nederland).

Europese standaard EN-16931

Sinds kort is er een nieuwe Europese factuurstandaard EN-16931. Deze versie is eveneens gebaseerd op de algemene UBL standaard voor facturen en wijkt daarom beperkt af van de Simplerinvoicing standaard (SI-UBL).

Voor de PayZo-app betekent dat er een nieuwe instelling nodig is om bij een bedrijfsfactuur te kiezen voor de huidige “SI-UBL” of  nieuwe “EN-16931” vorm van de data-bijlage. Deze wordt in de volgende versie 1.6c geïntroduceerd (verwacht voor 1 juli a.s.). In deze versie zal eveneens de mogelijkheid worden geboden de BIC-code van uw IBAN-rekeningnummer vast te leggen. Dit is noodzakelijk bij internationale betalingen op basis van uw data-factuur.

Voor meer informatie en achtergronden, zie deze informatie van het Platform E-Factureren.

De vraag welke standaard in de toekomst de voorkeur gaat krijgen is interessant, maar voor PayZo niet relevant: u kunt met de PayZo-app beide standaarden dus gebruiken.

Publicatie gids “Elektronisch Factureren 2017”

De vandaag gepubliceerde gids Elektronisch Factureren 2017 gaat uitgebreid in op alle mogelijkheden voor bedrijven om te factureren anno 2017. Ook de PayZo-app wordt hierin genoemd als voorbeeld van het online elektronisch factureren.

Als belangrijk aandachtspunt van deze categorie wordt in de gids de continuïteit genoemd, gelet op uw fiscale bewaarplicht: als de leverancier stopt met de oplossing, al dan niet vrijwillig, kan dan nog worden beschikt over de digitaal vastgelegde facturen?

Bij PayZo hoeft u zich hierover geen zorgen te maken, de gemaakte facturen worden eveneens online op uw toestel bewaard (en blijven toegankelijk, ook als de app wordt verwijderd!). Het advies is tevens een bcc-adres in te stellen (via de Instellingen), zodat de facturen ook naar uw eigen mailbox automatisch worden verzonden. U kunt dan altijd de facturen van uw toestel verwijderen, als u bijv. opslagruimte op uw toestel wilt besparen.

ZZP zonder papier, pakket en portemonnee

Je bent al een zelfstandige zonder personeel, maar met de PayZo-app ben je ook nog eens een zelfstandige zonder papier, pakket en portemonnee als het om factureren gaat.

Dat bespaart kosten en levert veel gemak. Lees onze nieuwe flyer.

Nieuwe video-instructies

Voor een meer levende impressie van de laatste nieuwe functies in versie 1.4 heeft PayZo twee korte videos gemaakt: herzien factuur en betaalfunctie.

De betaalfunctie kunt u alleen gebruiken als u zich abonneert op de PayZo-app (via Google Play). U kunt de app 7 dagen zonder kosten  uitproberen!

Verplichte UBL-factuur voor de Rijksoverheid per 1-1-2017?

Het elektronisch factureren zal langzaam maar zeker het handmatig factureren gaan vervangen. Door de lancering van het UBL Ready label, gebaseerd op  de Simplerinvoicing standaard wordt ook een onomkeerbaar momentum gecreëerd.

Een overgang naar elektronisch factureren levert organisaties van nature een kip-ei vraagstuk op. Deze overgang vraagt een verandering van produceren en verwerken van facturen en dus een investering, en het levert alleen iets op als andere partijen ook meedoen! Het vraagt daarom van alle betrokken dienstverleners een onvoorwaardelijk commitment om te starten met het nieuwe digitale factureren.

Zoals in elke nieuwe technologische ontwikkeling zijn er ook binnen het nieuwe factureren early adaptors. In dit rijtje voegt zich per 1 januari 2017 een hele bijzondere partij: de Rijksoverheid, een duidelijker signaal om ook te starten met elektronisch factureren kan niet gegeven worden.

De Rijksoverheid eist vanaf 1 januari 2017 dat facturen van haar leveranciers alleen nog in elektronische wijze mogen worden aangeboden.

Maar … zo zout zal de factuur door de overheid toch nog niet worden gegeten?

Juist, deze e-factuur bepaling geldt alleen voor nieuwe contracten (dus niet voor bestaande contracten)!

Voor nieuwe contracten met de Rijksoverheid, wordt u dus contractueel verplicht om facturen voortaan alleen nog elektronisch aan te leveren.

Voor lagere overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen zal wellicht in de loop van 2017 een nadere afspraak worden gemaakt. Uiterlijk eind 2018 zullen alle aanbestedende overheidsdiensten in Europa e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken (volgens de Europese richtlijn 2014/55/EU). Meer informatie over dit onderwerp kunt u hier nalezen.

Voor de PayZo-gebruikers nog goed om te weten dat ook e-mails met een UBL-bijlage als e-factuur kunnen worden beschouwd!

Het factuurzuur!?

Als u vaker dan u lief is het zuur krijgt van het factureren van uw klanten wordt het misschien eens tijd om na te denken of het niet anders kan.

Als dit administratieve ‘gedoe’ u niet meer blij maakt, ondanks het vooruitzicht op nieuwe inkomsten, dan helpt een pilletje vooraf misschien. Maar nog beter is voortaan de PayZo-app te gebruiken.

factuurzuur2

U voert op uw smartphone (of tablet) uw factuurgegevens makkelijk in.  Uw klant en product gegevens worden door de PayZo-app meteen ook bewaard voor hergebruik. Als u de factuur vervolgens aanmaakt en controleert, verzend u per e-mail direct de factuur. U kunt de nieuw aangemaakte facturen ook op een later moment in één keer verzenden.

Behalve het verzenden van professionele facturen, kunt u de PayZo-app ook gebruiken om uw financiële administratie te ondersteunen. Daartoe biedt PayZo overzichten per maand van uw facturen. Maar er zijn meer voordelen! Bijvoorbeeld een eigen lay-out? Een UBL-versie van uw facturen? Tijdelijk een specimen-versie aanmaken? Raadpleeg onze website en vul ons contactformulier in voor uw vragen!

Het nieuwe factureren met UBL!

Voor de meeste zelfstandige ondernemers is factureren niets meer dan het schrijven van een brief aan de klant met het verzoek voor het geleverde product de overeengekomen kosten te betalen. Natuurlijk dient ook nog precies het in rekening gebrachte BTW-bedrag te worden vermeld. De ontvanger neemt vervolgens de gegevens handmatig over bij de betaling. Zo gaat het al eeuwen eigenlijk. Voor zakelijke ontvangers is dit proces vaak foutgevoelig en kostbaar.

Het kan beter, sneller, makkelijker, efficiënter door gebruik te maken van digitale oplossingen. Een van de belangrijkste voorwaarden is dat voor een elektronische betaling de factuurgegevens door een computer gelezen en verwerkt kunnen worden. Daarvoor is de brief niet geschikt. Met digitale technieken zoals OCR (optical character recognition) zijn de documenten weliswaar te scannen en zijn de factuurgegevens af te lezen, maar een 100% foutloze extractie is onmogelijk. Daarnaast kunnen ‘ongecontroleerde’ veranderingen aan de lay-out van de factuur vaak tot onverwachte problemen leiden. Daarom is een andere aanlevering van factuurgegevens de beste oplossing. Door de gegevens als pure data aan te leveren kan er geen enkel misverstand in de interpretatie van de waarden ontstaan. Zeker niet als elke waarde voorzien wordt van een aanduiding van de betekenis van de waarde!

Nog mooier is natuurlijk dat alle factuurverzenders en alle factuurontvangers hetzelfde data-formaat gebruiken. Met dat doel voor ogen is een standaard in Nederland ontwikkeld (door de samenwerking van diverse marktpartijen). Deze standaard heet Simplerinvoicing en is gebaseerd op de internationale standaard voor factuurdocumenten, onderdeel van de zgn. UBL-standaard. UBL staat voor Universal Business Language, waarmee afspraken over de structuur en inhoud van vele bedrijfsdocumenten zijn vastgelegd. Het dataformaat van UBL is gebaseerd op de XML-standaard, een data-formaat waarmee waarden altijd worden omvat door een betekenisnaam (de zgn. tag).

Een UBL-document leest voor de mens niet lekker weg, daarvoor is het ook niet bedoeld (gelukkig). Naast als een ‘container’ voor alle factuurgegevens kan het UBL-document ook de brief-versie bevatten (in een gecodeerd PDF-formaat). Dus met één UBL-document kan zowel de machine als de mens worden bediend, dat is uitermate handig en biedt maximale zekerheid over de originele status van de factuur.

Daarom is de elektronische vorm van een factuur niet een brief, maar een UBL-document. Het nieuwe factureren of e-facturatie kan dus eigenlijk niet zonder UBL, dankzij de Simplerinvoicing-standaard! Inmiddels hebben zich een groot aantal vooraanstaande leveranciers (waaronder PayZo) bereid verklaard deze standaard te volgen, zie voor meer informatie de UBL Ready website.

M.a.w. de PayZo-app ondersteunt ook het nieuwe factureren (bekijk onze voorbeelden). U kunt uw factuur met de PayZo-app als data-document naar uw zakelijke klant per e-mail verzenden. Uw klant kan uw factuur dan inlezen in zijn boekhoudsysteem en daarmee is het handmatig overnemen van de factuurgegevens verleden tijd. Dit bespoedigt natuurlijk de verwerking van de factuur en uiteindelijk de betaling. Iedereen blij!